Factures (Bientôt disponible)

Les factures transforment le temps facturable en note à payer pour un client. Vous configurez les clients, leurs tarifs et votre modèle de facture, puis vous établissez une facture à partir du temps facturable d'un client sur une période de jours, vous l'envoyez et vous la marquez payée.

Les heures sont lues dans Jira en tant que personne qui établit la facture : seul le temps que Jira vous montre peut être facturé.

Qui peut accéder aux factures

Les factures sont fermées par défaut. Tant qu'un administrateur ne les ouvre pas, seuls les administrateurs Jira et les administrateurs de l'application voient les clients, les tarifs et les factures. L'entrée Factures, dans la liste de gauche de la page de l'application après Ma feuille de temps, et dans le menu Plus d'un projet, ne s'affiche qu'aux personnes qui peuvent y accéder. Une personne sans accès qui ouvre son adresse voit une page qui lui dit qu'elle n'y a pas droit.

Un administrateur de l'application donne l'accès dans les paramètres de l'application, sous Permissions d'automatisation. La colonne Voir et faire des factures accepte des personnes, des groupes ou Tout le monde. Un changement peut prendre jusqu'à une minute à s'appliquer. Une personne retirée d'un groupe Jira qui figure dans la liste peut garder son accès jusqu'à cinq minutes.

Une liste d'automatisation ouverte n'ouvre jamais les factures. Seule leur propre colonne le fait.

Tant que le temps facturable est désactivé pour le site, seuls les administrateurs de l'application accèdent aux factures, quoi que dise la liste. La liste est conservée, et s'applique de nouveau dès que le temps facturable est réactivé. Voir Temps facturable.

La page Factures

La page a quatre onglets : Factures, Clients, Tarifs et Modèle. Configurez d'abord les clients, les tarifs et le modèle, puis établissez des factures dans l'onglet Factures.

Clients

Dans Clients, Ajouter un client ouvre un formulaire avec :

• Nom. Deux clients ne peuvent pas porter le même nom, quelles que soient ses majuscules ou son espacement.
• Adresse et Numéro de taxe du client.
• Devise. Le code ISO de la devise, comme CAD, EUR ou JPY. Tous les montants de ce client sont dans cette devise. Elle ne peut pas changer tant que le client a des tarifs : retirez d'abord les tarifs.
• Délai de paiement, en jours. Il fixe l'échéance d'une facture.
• Exonéré de taxes : aucune taxe sur les factures de ce client.
• Taxes. Les lignes de taxe du modèle, ou Ses propres lignes de taxe.
• Projets Jira, choisis parmi les projets que Jira vous montre, 50 au plus. Le temps facturable de ces projets est ce qui est facturé à ce client.
• Notes (jamais sur une facture).

Modifier change un client. Archiver retire un client des listes pour qu'il ne reçoive plus de nouvelle facture, et garde ses tarifs. Afficher les clients archivés les liste, et Rétablir en remet un tel qu'il était. Supprimer n'est offert que pour un client sans tarif ni facture, et demande d'abord confirmation. Pour tout autre client, archivez-le plutôt.

Un site contient au plus 500 clients, archivés compris.

Tarifs

Dans Tarifs, choisissez un client pour voir ses tarifs. Ajouter un tarif ouvre un formulaire avec :

• Projet : Tous ses projets, ou un des projets du client.
• Personne : vide veut dire tout le monde.
• Tarif horaire, dans la devise du client, de 0 à 10 000 000, avec les décimales propres à la devise.
• À partir du : le premier jour où le tarif s'applique.

Un client peut donc avoir un tarif par défaut, un tarif pour un projet, un tarif pour une personne, et un tarif pour une personne sur un projet. Pour chaque saisie de temps, le tarif le plus précis en vigueur à sa date s'applique : pour sa personne et son projet, puis sa personne, puis son projet, puis celui du client. Parmi les tarifs de même genre, celui dont le premier jour est le plus récent l'emporte. Un tarif de 0, tapé exprès, est un tarif.

La colonne Aujourd'hui dit quel tarif est En vigueur, lequel est Remplacé, et lequel commence plus tard (À partir du un jour). Modifier et Supprimer agissent sur un tarif, et une suppression demande d'abord confirmation. Un site contient au plus 2 000 tarifs.

Taxes

Un client utilise les lignes de taxe du modèle, ou ses propres lignes. Une ligne a un Nom de la taxe, un Taux (%) de 0 à 100 avec au plus 4 décimales, un Numéro d'inscription, et S'applique à : le sous-total, ou le sous-total et les taxes ci-dessus, pour une taxe calculée sur une autre taxe. Chaque taxe est arrondie au centime séparément. Une facture a au plus 5 lignes de taxe. Remplir TPS 5 % + TVQ 9,975 % remplit deux lignes qui s'appliquent toutes deux au sous-total. Le bouton n'est qu'un raccourci. Chaque site fixe ses propres noms de taxe, taux et numéros d'inscription, et les vérifie lui-même. L'application ne donne aucun conseil fiscal. Un client exonéré de taxes n'est facturé d'aucune taxe.

Le modèle

L'onglet Modèle enregistre les textes et les choix de mise en page qu'une facture imprimée utilisera. Le site a un seul modèle. L'impression n'est pas encore dans l'application : rien n'applique donc le modèle à une facture aujourd'hui. Voir Pas encore disponible. Chaque texte est gardé en texte brut.

• Votre entreprise : Nom de l'entreprise, Adresse, jusqu'à 3 numéros de taxe, et une Ligne de contact.
• Mots sur la facture : Titre, Texte d'en-tête, Texte de pied de page et Texte du délai de paiement. Si le titre est vide, la facture emploie le mot « facture » de sa langue.
• Mise en page : la Langue de la facture, le style des Dates (en toutes lettres, courte, ou année d'abord), les Colonnes, dans l'ordre (Jour, Clé du ticket, Résumé du ticket, Description, Personne, Heures, Tarif et Montant, chacune une seule fois, montées et descendues), Lignes (une ligne par saisie de temps, par ticket, par personne ou par jour), et Heures affichées en heures décimales (1,50) ou en heures et minutes (1:30).
• Lignes de taxe, celles que les clients utilisent quand ils n'ont pas les leurs.

Sélectionnez Enregistrer le modèle.

Établir une facture

Dans Factures, sélectionnez Nouvelle facture, puis :

1. Choisissez le client, et la période avec Du et Au. Elle commence sur le mois dernier, et couvre au plus 92 jours. Le client doit avoir au moins un projet Jira.
2. Sélectionnez Lire le temps facturable. L'application lit le temps dans Jira en votre nom, dans les projets du client, pour toutes les personnes que Jira vous laisse voir.
3. Lisez ce qu'elle a trouvé. Elle dit combien de lignes de temps facturable elle a chiffrées, et ce qu'elle a écarté : du temps facturable déjà sur une autre facture, des saisies non marquées facturables, des saisies de plus d'un jour, et des saisies dont le ticket n'a pas pu être lu. Seul le temps facturable qui n'est pas sur une autre facture est proposé.
4. Sélectionnez Créer le brouillon.

Une facture n'est jamais établie à partir d'une partie du temps. Si Jira a trouvé plus de 500 tickets avec du temps dans la période, ou si un ticket contient plus de saisies de temps qu'une lecture n'en prend, l'application refuse et demande une période plus courte. Une facture contient au plus 500 lignes. Une période est de 92 jours au plus.

Si le temps facturable est désactivé pour le site, il n'y a aucun temps facturable à facturer. La page le dit, et un administrateur peut l'activer dans les paramètres par défaut de l'application. Les factures déjà faites peuvent encore être ouvertes, envoyées, marquées payées et annulées.

Temps sans tarif

Le temps sans tarif en vigueur à sa date est listé sous Temps sans tarif, avec son ticket, sa personne, son jour et ses heures. Il n'est pas facturé, et jamais à zéro. Définissez-lui un tarif dans Tarifs, puis relisez le temps. Le temps dont le tarif est dans une autre devise que celle du client est listé aussi.

Brouillon, envoi, paiement et annulation

Une nouvelle facture est un Brouillon, sans numéro. Ouvrez-la depuis la liste pour voir ses lignes, son sous-total, ses taxes et son Total.

Les états sont Brouillon, Envoyée, Payée et Annulée. Un brouillon qui n'a pas été terminé le dit, et vous le supprimez puis le refaites. Un brouillon ne peut pas être modifié : pour changer ses lignes, supprimez-le et refaites-le. Une facture envoyée, payée ou annulée ne peut pas être supprimée.

Numéros

Un numéro est donné quand vous envoyez une facture. C'est le suivant après le plus élevé déjà donné : les numéros se suivent donc, sans trou et sans répétition. Un brouillon n'en a pas, et un brouillon supprimé n'en a jamais eu. Une facture annulée garde son numéro. Les numéros sont simples : 1, 2, 3.

Ce que garde une facture envoyée

Une facture enregistrée garde une copie de tout ce à partir de quoi elle a été établie : son client, ses tarifs, ses taxes et ses totaux. Chacune de ses lignes contient la clé et le résumé du ticket, le nom de la personne, le jour, les heures, le tarif et le montant. À l'envoi, elle copie de nouveau le client et garde le modèle tel qu'il est alors. L'application ne modifie pas une facture quand les tarifs, les clients, le modèle ou les saisies de temps dans Jira sont changés plus tard.

Si le numéro de taxe ou l'exonération d'un client a changé après la création d'un brouillon, le brouillon le dit. L'envoi conserve les taxes du brouillon. Pour appliquer le changement, supprimez le brouillon et refaites-le.

Une saisie de temps est sur une seule facture au plus qui n'est pas annulée. Si deux personnes facturent le même temps en même temps, la seconde apprend combien de saisies étaient déjà prises.

Limites

Les factures envoyées, payées et annulées comptent dans les 10 000 et ne peuvent pas être retirées dans l'application. Un site qui atteint cette limite ne peut plus établir de factures, et la page dit de demander à un administrateur de l'application de contacter les créateurs de l'application.

Pas encore disponible

Ces fonctions ne sont pas dans l'application aujourd'hui : imprimer une facture ou l'enregistrer en PDF, le modèle appliqué à une facture imprimée, un logo sur la facture, un fichier CSV d'une facture ou de la liste, un préfixe ou une autre forme pour les numéros de facture, un historique des changements d'une facture, et la modification des lignes d'un brouillon. La sauvegarde de l'application ne contient pas encore les clients, les tarifs, le modèle ni les factures, et une restauration les laisse tels qu'ils sont.

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